IVR (Interactive Voice Response)

IVRとは電話が掛かって来た時に機械が自動応答し、電話受付を人に代わってやってくれる仕組みのことです。重要な取引先からの電話は確実に応答できるように、不要不急の勧誘電話などは録音装置へ促し、営業時間外はガイダンスでお知らせするみたいな感じです。

ひと昔前はとても高額なシステムで100万円～数百万円みたいなシステムでした。設備自体も高額でしたが[IVRに詳しい人・電話設備に詳しい人・導入するお客様]の三者で綿密な打ち合わせを経て設計構築する必要があり、ガイダンスの録音もプロにお願いするなど人件費も半端ではないです。

そして令和の時代。小さなビジネスフォンにさえ基本機能として実装され設置業者の能力次第でとても効率的な仕組みを作ることも可能になっています。自社専用のガイダンスを必要とする場合はそれなりの費用が発生しますが、事務員さんの声を録音したり音声合成ソフトを利用するなど選択肢も増えています。

個人的な見解を申し上げますと代表番号にIVRは有効ですが、重要な取引先には公開していない外線番号を別に用意したり担当者のモバイルへ直接連絡できるようにするほうが親切な対応だとは思います。

弊社は2021年現在寂しい一人会社なのでIVRに頼ろうと考えています。三者の綿密な打ち合わせは私の頭の中で終わりますし、ガイダンスも用意できそうなのでIVRに必要な費用は頭を回転させるチョコレートのみ。

今からIVRを実装していれば従業員を雇ったとしても電話対応の労力軽減につながるので無駄にはならないかなと思います。

最近はアンケート調査や宣伝の電話もロボットがやっている場合がありますよね。

IVRは電話を掛けた人がダイヤルを操作する必要がありますので、Google様のreCAPTCHA的な動作を音声電話に実装しているような感覚を覚えます。

社会的に重要なアンケート調査も弾いてしまうかもしれませんが・・・

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